UNIVERSIDAD DE PANAMÁ
CENTRO REGIONAL UNIVERSITARIO DE SAN MIGUELITO
FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS Y CONTABILIDAD
TEMA: PROCESOS CONTABLES DE LA EMPRESA CONSTRUCTORA
NOMBRE: LUIS AGUILLAR
ÍNDICE
INTRODUCCIÓN PÁG
A. Generalidades de la Empresa iv
1. Ingeniería e Inversiones CONSTRUCTORA, S.A. 2
2. CONSTRUCTORA y Asociados, S.A. 2
3. Residencias Familiares, S.A. 2
B. Generalidades del Departamento de Contabilidad 3
C. Funciones Específicas Realizadas 4
1. Control de Inventario 4
2. Confección de Cheques 6
3. Reembolso de Caja Menuda 7
4. Conciliación Bancaria 7
5. Registro de Facturas 8
6. Análisis de Cuentas por Pagar 8
7. Pago de Subcontratistas 9
8. Control de actividades de la Empresa Promotora
9. Funciones Varias 10
D. Sistema de Contabilidad utilizados 10
E. Limitaciones en la ejecución del Trabajo 12
Conclusiones 15
Anexos
INTRODUCCIÓN
El presente informe da a conocer los Procesos contables que se realizan en la empresa constructora.
Tendrán una visión de las labores que se desempeña en la empresa, a sido un trabajo arduo poder llenar los requisitos pedidos por el profesor mediante práctica y ensayos fallidos, que me sirvieron para poder entender lo que solicito.
Finalmente he llegado al objetivo, poder terminar una parte importante de lo que es mí meta; llegara ser un profesional en esta rama.
El trabajo se desarrolla en cinco puntos específicos de los cuales se relata a continuación:
Primer punto: Se habla acerca de la historia de la empresa, sus funciones, metas y objetivos.
Segundo Punto: Define las generalidades del departamento de Contabilidad y sus fines.
Tercer Punto: Se menciona labores del departamento de contabilidad.
Cuarto Punto: Se da un vistazo en cuanto a las funciones que se realizan en forma manual y las que se realizan por medio de computadora.
Quinto punto: Se detallan las limitaciones al ejecutar los trabajos, aunque son muy pocas.
MISIÓN
VISIÓN
NUESTRA VISIÓN ES PROVER LOS MEJORES SERVICIOS EN EL RAMO Y SER EL GRUPO CONSTRUCTOR Y PROOVEDOR MÁS IMPORTANTE DE PANAMÁ.
GRUPO
- GENERALIDADES DE
Ingeniería e inversiones CONSTRUCTORA, S. A. Sociedad funda en 1992 con el fin de brindar servicios de Ingeniería, construcción y administración de proyectos. Luego de brindar servicios administrativos de ingeniería para diferentes empresas entra al mercado inmobiliario y de construcción a principio de 1996; posteriormente, concentro sus esfuerzos en la construcción en viviendas de lujos.
CONSTRUCTORA y Asociados, S. A. se establece en 1997 producto del crecimiento en las actividades de construcción en el país y a la gran demanda que mantenía la sociedad Ingeniería e Inversiones CONSTRUCTORA, S. A., es una empresa joven, dinámica y altamente técnica, que cuenta con amplio apoyo económico, experiencia y la capacidad de sus socios.
Tiene como misión ofrecer excelencia en servicios de construcción para obtener satisfacción total de nuestros clientes y lograr así mantener un crecimiento sostenido hasta convertirse en la empresa constructora más grande y eficiente del país.
Su filosofía es que cada detalle de todo proyecto es lo más importante para nosotros y emplearemos todos nuestros recursos y esfuerzos con la finalidad de entregar nuestro trabajo a la perfección, dentro del presupuesto y tiempo programado, para así lograr la satisfacción total de nuestros clientes.
Sus servicios:
1. Diseños Estructurales.
2. Diseño y construcción de los potenzadas
3. Asesoramiento en presupuesto y costos de proyectos
4. Construcción de obras civiles en general
5. Edificaciones tales como: Residencias, Industriales y Comerciales, Galeras, Estructuras en acero, Fundaciones estructurales, marinas y muelles.
CONSTRUCTORA, S. A. utiliza los últimos métodos de administración de proyectos, para administrar los costos y programas de la obra, al igual que los últimos programas para el análisis y diseño de la estructura.
Los ingenieros y personal técnico, capataces, carpinteros, reforzadores, instaladores de cables, plomeros, electricistas y otros son profesionales en su rama con mas de 10 años de experiencia. La empresa mantiene un criterio estricto de contratación del personal, factor que consideramos primordial para la debida ejecución de cada proyecto y nuestro éxito.
Residencia familiares, S. A. es una de las promotoras del grupo, tiene como fines y objetivos la compra-venta, permuta, arriendo, manejo, comercio, tenencia e inversión en toda clase de bienes, muebles o inmuebles, la realización de cualquier tipo de operación comercial o financiera, la venta o prestación de servicio y el empleo del personal necesario para ello. La participación de cualquier forma en otras sociedades o compañías sean estas panameñas o extranjeras. La celebración de contratos de préstamos, de hipotecas, de sesión, de contratos o convenios de cualquier otra naturaleza.
- GENERALIDADES DEL DEPARTAMENTO DE CONTABLIDAD.
Consta de una jefa y dos asistentes, tiene como fin primordial proporcionar información financiera a la gerencia, administradores, a los ingenieros que laboran en los diferentes proyectos y a todos los directivos de la compañía; ya que permite en forma ordenar conocer en términos monetarios la historia financiera del negocio y ayuda a la toma de decisiones.
- FUNCIONES QUE SE REALIZAN.
Para un control interno de inventario se establece un sistema de inventario permanente, por medio de tarjetas. A cada artículo se le abre una tarjeta. Cuando se reciben materiales se anota en la columna de entrada y cuando se entregue se anotará en la columna de salida; en el primer caso, se anotará a los existentes y el otro caso se restará, y por último se sacará el saldo se anotará en la columna respectiva.
El sistema que se utiliza para contabilizar el inventario es el periódico; se registran las compras en las cuentas de inventario y sus descargas a los diferentes proyectos, para luego de un período determinado hacer un conteo físico de los materiales con el fin de comprobar que lo que diga el auxiliar de inventario, los libros de contabilidad y lo físico este cuadrado, esto se debe de hacer en periódicos determinados.
(PEPS) es el método que se utiliza para inventario, quiere decir que los primeros artículos que se compran son los primeros que deben descargarse tomando en cuenta el costo de adquisición de la compra más antigua hasta finalizar la existencia de la misma y así sucesivamente.
En el almacén se va anotando en una hoja de descarga cada artículo que se transfiere a los proyectos, al término de cada semana, ésta se manda al departamento de contabilidad para ser registrada.
La hoja de descarga cuenta con las siguientes columnas:
- Número de transferencia
- Numero de orden de compra
- Descripción
- Cantidad e artículos
- Valor unitario
- Costo total
- Proyecto - cuenta fase
- Cuenta crédito.
Para contabilizar esta descarga primero se anota en el auxiliar, para luego hacer un cuadro en una hoja de Excel, posteriormente se hace un comprobante de diario y se procede a la captura en el sistema de contabilidad.
2. Confección de cheques:
Se confecciona una orden de pago, la cual muestra a nombre de quién va a salir el cheque, la fecha en que se necesita, las cuentas que serán afectadas y también el nombre de la persona que confeccionará la orden de pagó y la firma de quién lo revisa, entre otros datos.
Primero la jefa de contabilidad revisa la orden de pago, posteriormente la pasa para su confección, se busca en el sistema (hacer cheques) y se ingresa los datos mencionados.
Existen dos módulos para hacer cheques:
- Escribir cheques: Que es los arriba mencionado. Pagó al contado, liquidaciones.
- Para facturas: tiene que ver con la captura de facturas, se entra a este módulo y se escoge un proveedor específico, aparecen todas las facturas de éste, y solamente se escogen las que se desean pagar.
Impresión de los cheques: Se escoge el módulo de imprimir, se predetermina la impresora y se escogen los cheques que se desean imprimir.
Se proceden a ser revisado por la jefa de contabilidad y se llevan para ser firmados, una vez firmados se le entrega a la persona que los confeccionó la orden de pagó o a la recepción. Se debe tener cuidado porque a ciertos cheques se les llena formulario de certificación, depósito o de descuento.
3. Reembolso de Caja Menuda.
Cada vez que el encargado haga un desembolso de dinero deberá de pedir una factura la cual servirá de respaldo y de sostén al momento de solicitar el reembolso, tiene que tener un comprobante de caja menuda, el cual resumirá la información de la factura, su codificación y firma del solicitante.
El reembolso se hará cuando el encargado sienta que se esta quedando sin dinero, se procede a revisar las facturas con sus respectiva codificación, se hace un cuadro en Excel en el cual se agrupan las cuentas por proyectos y cuentas por fases, se pasa a un comprobante de diario y de esta manera se facilita la captura del sistema.
4. Conciliación Bancaria.
La empresa utiliza el sistema de control de efectivo a través de una cuenta corriente y maneja sus entradas y salidas a través de un libro de tres columnas: débito, crédito y saldos, éste facilita la verificación de las transacciones realizadas mensualmente para conciliarla con el estado de cuenta enviado por el Banco y su presentación actualizada de la cuenta en Balance de situación para que los directivos de la empresa puedan saber el efectivo disponible en sus cuenta corriente en el momento que ellos lo deseen.
Se concilia el estado de cuenta del banco, de manera tal que se determina y localiza omisiones o errores y se registren las notas de débito o crédito emitidas por el banco que no se hayan registrado.
5. Registro de Facturas
Para poder capturar las facturas éstas tienen que pasar por un proceso el cual se detalla a continuación:
a. El ingeniero de campo solicita el material al departamento de compra y da la respectiva codificación.
b. El departamento de compras procede a cotizar y posteriormente hace el pedido.
c. El chofer busca los materiales y se los entrega al ingeniero con la factura firmada por él.
d. El ingeniero revisa los materiales y codifica las facturas.
e. Se la entrega a recepción y compras revisa la codificación y que no haga falta ningún material, de ser así, se procede a cerrar la orden de compra.
f. Finalmente, se pasa al departamento de contabilidad junto a la orden de compra para su captura.
6. Análisis de cuentas por pagar.
Para poder analizar una cuenta se tiene que tener presente cual es objetivo, poder cuadrar los registros en libros con los Estados de Cuenta que nos mandan los proveedores, procurando verificar que las facturas reflejas en el Estados de Cuenta en realidad sean de la compañía y de esta manera no pagaremos.
Facturas ajenas, se revisa también que los descuentos y las notas de crédito sean aplicadas correctamente; esto se realiza una vez por mes generalmente.
7. Pagos a subcontratistas por avances de obras.
El ingeniero de campo trae al departamento de contabilidad una cuenta la cual detalla todas las obras que un subcontratista se estima va a realizar en el transcurso de una obra determinada. Esta cuenta se confecciona en una hoja de Excel contiene los siguientes datos:
- nombre del proyecto
- número de la casa
- número de la cuenta, fecha y cuenta con las siguientes columnas
- descripción, proyecto – cuenta fase
- valor por trabajo (periodo anterior, periodo actual, total acumulativo, saldo pendiente, retenido, retenido acumulativo). Todo esto con su respectivo porcentaje.
Se le retiene un 10 % por cada avance de obra que se pague, esto se hace con el fin de que el dueño de la obra tenga una garantía por si se da el caso que los trabajos realizados no sean de su entera satisfacción, de ser así se les pagará el retenido una vez que se compruebe que el dueño de la obra este satisfecho.
8. Control de actividades de las ventas de apartamentos.
Cada vez que un cliente hace un abono se le confecciona un recibo el cual se deposita en el banco diariamente, éste tiene que registrarse diariamente en el sistema.
Los contratos de compra venta al igual que los recibos, deben capturarse en el sistema; contiene información tal como, el valor del apartamento, el porcentaje que el banco financia, cuando el banco va a cancelar, número de apartamento, ubicación, la cantidad que pagará para separar el apartamento, entre otras.
9. Funciones varias.
- Archivar información pertinente, al hacer los cheques y el análisis de las cuentas se necesita saber con exactitud en donde está archivada la información por cualquier inconveniente, pues siempre se tiene que ver lo pagado con anterioridad.
- Entrega de cheques a las personas adecuadas, según lo diga en la orden de pagó.
Confección de órdenes de pagos:
- para los subcontratistas: por avance de obras
- pagos de producción para los proveedores
- pago por la renta local, entre otros.
- Sistemas de Contabilidad Utilizando.
- Hacer comprobantes de diarios, se confeccionan cuando se necesita realizar una transacción y no existe un soporte tal como factura o un recibo, el comprobante de diario viene a hacer un respaldo.
Ejemplos: Anular un cheque de una fecha que ya se hubiese realizado la conciliación bancaria, registrar las salidas de inventario, transferencia de materiales entre proyectos, registro de la depreciación acumulada, reclasificar cuentas, registrar ventas de archivos fijos. Estos comprobantes de diario se registran en el sistema por un modulo llamado transacciones especiales, aunque los comprobantes que tienen que ver con facturas se la da un crédito al descuente algún material o que otros subcontratista termine en trabajo determinado que sea de otro.
- Conciliación bancaria, orden de pago, entre otras.
Por otra parte, las funciones del departamento se realizan en un programa de Contabilidad especialmente creado para Contabilidad de Costos, el cual se utiliza en red y tiene la capacidad para 5 usuarios a la vez.
Funciones:
- Creación de una nueva empresa (proyecto)
- Registros de ventas y clientes
- Facturación
- Registro, pagos e ingresos por ventas
- Cuentas por cobrar
- Compra y proveedores
- Inventario y compras, órdenes de compra y recepción de mercancías, ajustes de inventarios.
- Confección de cheques (editar, anular y borrar cheques), transferencias de fondo entre cuentas.
- Uso de los asientos diarios de contabilidad.
- “De cada una de estas funciones se puede imprimir reportes”
Bondades que nos ofrece el programa:
- Notifica cuando una transacción ha sido modificada.
- Notifica cuando una transacción ha sido borrada o un artículo está fuera de uso.
- Permite tener varias compañías en este programa.
- Es práctico y fácil de usar.
- Cada usuario tiene una contraseña para entrar las compañías.
- Se puede limitar las funciones de cada usuarios en las diferentes compañías.
- Limitaciones en la ejecución de su trabajo.
- La falta de experiencia en el área contable, puesto que en la práctica se ve muy diferente a lo que aprendes en la Universidad.
- El trabajar con documentos reales puede llegar a ser hasta un poco tedioso al principio, sobre todo cuando es a gran volumen.
- El no estar familiarizado con una máquina computadora, ya que la mayoría de los trabajos que se realizan en la empresa es por medio de computadora.
CONCLUSIONES
- Pienso que este trabajo es una oportunidad de ver las transacciones reales de una empresa todo el proceso de contabilidad de una empresa de construcción.
- El departamento de contabilidad trabaja estrechamente con los otros departamentos de la empresa, ya que la información que éste solicita cumple con las necesidades de estos otros.
- La administración de una empresa constructora es de vital importancia ya que de la dirección de la personas depende el éxito o fracaso del negocio.
BIBLIOGRAFÍAS
Folletos
- Manual del Usuario.
- Vistazo a la empresa CONSTRUCTORA y Asociados, S.A.
- Libro de Contabilidad general, cuarta edición, autor: Nestor Paz.
